Este post es el inicio de una serie de artículos en los que intentaré plasmar mi experiencia como usuario de Microsoft Outlook, y algunos trucos que he ido aprendiendo para conseguir hacer de él una herramienta que me permita gestionar mi tiempo de la manera más eficiente. Creo que he conseguido exprimir un alto porcentaje de las funciones que ofrece, y he desarrollado algunas otras que amplifican su potencia.

Salir cada día de la oficina con la bandeja de entrada vacía y todos los mensajes tratados es posible. Incluso es fácil. Sólo hay que disponer de la herramienta necesaria y adaptarla para fulminar el tiempo perdido en acciones innecesarias.

Si eres un usuario avanzado de Outlook, probablemente puedas saltarte los primeros posts. Si no lo eres, probablemente este sea un buen punto de entrada.

Antes de nada, y para que nadie se confunda, aclararemos que Microsoft Outlook es este , y no este . No sería la primera vez que veo a alguien confundirlos.

Outlook Express es (era) la versión gratuita de cliente de correo que incorpora(ba) Microsoft en sus distintas versiones de Windows, mientras que Microsoft Outlook es la aplicación de la suite ofimática Office encargada de la gestión del tiempo, el trabajo y que, además, recibe y envía correos.

A partir de ahí, yo recomendaría utilizar la versión 2007 o incluso la Beta de Outlook 2010, que es la que uso actualmente. Las mejoras incorporadas en la aplicación son enormes, y tanto en aspecto como en funcionalidad, no hay color comparado con versiones anteriores. La beta es bastante estable. Yo la uso diariamente durante horas y rara vez me hace un extraño.

En posteriores posts nos meteremos realmente en harina hablando de la interacción con otras aplicaciones, el uso de macros para afinar el funcionamiento y otras formas de utilizar la herramienta para obtener el máximo jugo de ella.

En este, comenzaremos por el principio, describiendo algunas funciones básicas de la aplicación como cliente de correo. Probablemente este será el post menos práctico, y no desvelaremos gran cosa, pero es bueno ir poco a poco.

Como cliente de correo.

Como aplicación de correo, Microsoft Outlook nos permite configurar cuentas de correo tradicionales (POP/IMAP). Sin embargo, la máxima funcionalidad se obtiene cuando se configura un buzón de tipo MAPI, como los de Exchange. De hecho, Outlook y Exchange están hechos uno para el otro.

De este modo, además de las funciones de correo básicas, es posible obtener algunas ventajas añadidas, como la capacidad para dar permisos a otros usuarios para enviar mensajes en nuestro nombre, conectar a una carpeta concreta de nuestro buzón, carpetas públicas, reglas de correo de servidor y de cliente gestionadas a través de un asistente en la aplicación o permisos de envío en función del remitente. Todas estas son funciones que se encuentran fácilmente navegando por los menús. Investiga. Juega. No tengas miedo, no muerde.

… y ahora algunas situaciones comunes menos evidentes…

¿Te has encontrado alguna vez con un mensaje cuyo asunto, después de varias respuestas, no tiene nada que ver con el tema que se trata? “RE: Llamada” puede terminar queriendo decir “Enviar factura del hotel a Antonio”

Outlook te permitirá, por ejemplo, modificar el asunto de un mensaje simplemente con abrirlo, pulsar sobre él, modificarlo y cerrar el mensaje aceptando los cambios. Esta es una pequeña funcionalidad que puede ser útil… por el momento. Más adelante, cuando hablemos de las tareas-mensaje, veremos que no es la forma más práctica de trabajar.

¿Y aquel mensaje que habías eliminado hace unos días?

Podrás recuperar un mensaje eliminado hasta varios días antes, incluso habiendo vaciado la papelera de reciclaje. Sólo es necesario pulsar en “Recuperar mensajes eliminados”. Por supuesto, puedes asegurarte de que un mensaje no esté accesible ni siquiera a través de esa función, eliminándolo definitivamente. Sin embargo, salvo que desees hacer desaparecer un mensaje por completo, el funcionamiento normal de Outlook + Exchange guarda los mensajes eliminados durante unos días de manera transparente, cómoda y silenciosa.

¿Y las carpetas? Seguro que si tienes decenas de carpetas, cada vez que quieres mover un mensaje tienes que andar buscando la carpeta. Yo no.

La lista de carpetas favoritas, que se gestiona en la parte superior del árbol de carpetas de correo nos permite tener siempre a mano las carpetas más usadas, para que mover un mensaje sea, por regla general, cómodo. Más adelante veremos cómo además se puede programar una macro para que ‘automágicamente’, las carpetas favoritas sean casi siempre las carpetas más usadas en cada momento. ¡Es fácil!

Conversaciones

Es posible personalizar distintas formas de visualizar el contenido de una carpeta. Mi preferida incluye una visualización por conversaciones que muestra incluso los mensajes relacionados que no están en la carpeta. Ahora mismo estoy haciendo un ranking sobre cuál es el compañero de trabajo que más mensajes sin asunto me ha enviado… XD

…. y hasta aquí por hoy…

No es mucho por el momento, pero no quiero que este post se haga demasiado largo. En el próximo continuaremos con algunas otras funciones de correo de Outlook, y cómo configurar de manera práctica las vistas, carpetas de búsqueda, el panel de lectura y las reglas de mensajes. Algunas macros simpáticas para añadir funcionalidades como exportar todos los adjuntos que haya en una carpeta (y subcarpetas), o que avisen antes de enviar mensajes con adjuntos sin el adjunto,….

De ahí daremos paso a las tareas, calendario, reuniones… todo por separado y después todo junto, combinado Sharepoint y con macros que mejoren la interactividad con One Note, para conseguir, finalmente, orquestar todas las herramientas y sus funcionalidades al servicio de la eficiencia.

¡¡Tambien prometo poner alguna captura!!! (Ahora estoy en casa, y aquí, uso MacOS… XD)